A reforma tributária se aproxima de uma etapa decisiva para pequenas e médias empresas. A partir de 2027, a cobrança efetiva da CBS e a extinção do PIS e da Cofins exigirão adaptações no cálculo dos tributos, nos créditos, nos documentos fiscais e no fluxo de caixa.
Atualizar o sistema de gestão será importante, mas não suficiente. MEIs, profissionais da saúde e outras empresas também precisarão manter cadastros e notas corretos, acompanhar as mudanças na regulamentação e contar com orientação contábil e tributária para reduzir riscos e tomar decisões mais seguras durante a transição.
A reforma tributária pode pressionar o caixa das PMEs que não se prepararem
Com a entrada em vigor da cobrança efetiva da CBS em 2027, as PMEs terão de revisar processos que hoje costumam ser conferidos apenas após o fechamento do período. A apuração deverá considerar os documentos fiscais emitidos, os créditos tributários disponíveis e os valores a recolher, exigindo maior precisão e rapidez nas informações.
Esse cenário também pode afetar diretamente o fluxo de caixa. A forma de recolhimento e o aproveitamento de créditos influenciam o capital de giro, a formação de preços e o relacionamento com fornecedores. Por isso, manter o ERP atualizado será essencial, mas o sistema não substitui a análise contábil e tributária, a conferência dos dados e o acompanhamento das novas regras durante toda a transição.
O que muda para as empresas a partir de 2027
Em 2027, a CBS passará a ser efetivamente cobrada e substituirá o PIS e a Cofins, que serão extintos. As empresas precisarão adaptar seus documentos fiscais, cálculos e controles internos para registrar corretamente o novo tributo e acompanhar os créditos correspondentes.
O IBS, que substituirá gradualmente o ICMS e o ISS, ainda estará em fase de transição. Por isso, as empresas terão de conviver com regras e apurações diferentes ao longo dos próximos anos, até a conclusão da mudança prevista para 2033.
Também é importante diferenciar a apuração por guia dos mecanismos futuros de recolhimento. Em 2027, o pagamento por guia continuará disponível. Já o split payment, que prevê a separação do valor dos tributos no momento do pagamento da operação, não começará automaticamente nesse ano, conforme as informações divulgadas pelo Comitê Gestor do IBS.
Mesmo sem a cobrança automática imediata, a possibilidade de novos modelos de recolhimento exige atenção ao fluxo financeiro. As empresas deverão avaliar como as escolhas de pagamento, o aproveitamento de créditos e a integração entre documentos fiscais e movimentações financeiras podem afetar o capital de giro.
Por que o sistema de gestão será indispensável na transição
O sistema de gestão passará a ter um papel estratégico porque deverá conectar as informações fiscais e financeiras da empresa. Não será suficiente emitir notas corretamente: será necessário relacionar cada documento ao respectivo pagamento, controlar os valores recebidos e pagos e manter os registros disponíveis para a apuração dos tributos.
Essa integração ajudará a acompanhar os créditos tributários e os valores a recolher, reduzindo divergências entre o que foi registrado no sistema, o que consta nos documentos fiscais e o que efetivamente movimentou o caixa. Para isso, cadastros de produtos, serviços, clientes e fornecedores precisam estar atualizados e classificados conforme as regras aplicáveis.
O ERP também deverá apoiar a análise das alternativas de recolhimento. Dependendo da escolha adotada e da forma como os tributos forem segregados nas operações, a empresa poderá ter impactos diferentes sobre o capital de giro. Um pagamento vinculado incorretamente ou um crédito não identificado pode comprometer o planejamento financeiro.
Apesar dessa importância, a tecnologia não elimina a necessidade de conferência. As informações devem ser revisadas pela empresa e acompanhadas com o contador, especialmente durante a fase de transição, em que regras, documentos fiscais e procedimentos ainda poderão sofrer atualizações.
Cadastro, classificação e créditos: onde os problemas podem começar
Um dos primeiros pontos de atenção será a classificação correta de produtos e serviços. As novas regras poderão estabelecer alíquotas integrais, reduções ou alíquota zero para determinadas atividades e itens. Um cadastro incorreto pode gerar cálculo inadequado, pagamento menor ou maior do que o devido, perda de créditos e cobranças com juros e multas.
Para profissionais da saúde, isso exige cuidado especial na descrição dos serviços prestados, na emissão das notas fiscais e na conferência do enquadramento tributário aplicável a cada operação. Clínicas, consultórios e prestadores também devem revisar seus cadastros e verificar se as informações utilizadas pelo sistema correspondem à atividade efetivamente realizada.
O cadastro de fornecedores será igualmente relevante. Empresas do Simples Nacional poderão permanecer no chamado Simples puro, com IBS e CBS recolhidos dentro do regime simplificado, ou optar pelo regime regular, em uma modalidade conhecida como Simples híbrido. Essa decisão pode alterar o aproveitamento de créditos pela empresa compradora.
Como a opção pelo regime regular poderá ser alterada em períodos específicos, será necessário acompanhar a situação tributária dos fornecedores e atualizar os registros no sistema. Para MEIs, quando a atividade permitir esse enquadramento, o controle do cadastro, das notas emitidas, dos limites e das obrigações do regime também será fundamental. A revisão periódica evita que informações desatualizadas comprometam a apuração e o planejamento financeiro.
A formação de preços também será afetada pela reforma
A formação de preços também deverá ser revisada durante a transição da reforma tributária. Atualmente, tributos como ICMS, ISS, PIS e Cofins seguem regras próprias e, em muitos casos, são calculados “por dentro”, integrando a própria base de cálculo. Já o IBS e a CBS utilizarão uma lógica diferente, com cálculo “por fora”, sem compor a base do próprio tributo.
Durante o período de convivência entre os modelos, empresas precisarão considerar tributos antigos e novos ao definir preços de produtos e serviços. Essa mudança pode afetar custos, margens de lucro, contratos em andamento, negociações com fornecedores e valores cobrados dos clientes. Para clínicas, consultórios e demais serviços de saúde, será importante avaliar como a tributação das atividades e a eventual alteração nos créditos dos fornecedores podem influenciar o preço final.
O planejamento financeiro também deverá levar em conta possíveis mudanças nos custos logísticos, nos incentivos fiscais e no regime tributário de parceiros comerciais. Sistemas de gestão atualizados podem ajudar a simular cenários e evitar cálculos equivocados, mas a revisão dos preços deve ser acompanhada por análise contábil e tributária. Dessa forma, a empresa poderá ajustar contratos, preservar sua margem e tomar decisões com base em informações confiáveis durante toda a transição.
Um cenário em movimento exige acompanhamento constante
A adaptação à reforma tributária ocorre em um cenário ainda sujeito a mudanças. Notas técnicas podem receber novas versões, os leiautes de documentos fiscais podem ser revisados e os sistemas da administração tributária ainda estão em desenvolvimento. Por isso, uma configuração que atende às exigências atuais pode precisar de ajustes antes da entrada em vigor das novas regras.
As empresas devem acompanhar comunicados oficiais, alterações na legislação e atualizações das obrigações fiscais. Também é importante confirmar se o sistema utilizado está preparado para as versões mais recentes dos documentos fiscais e se o fornecedor possui um processo claro para realizar as adequações necessárias.
Decisões baseadas apenas em informações antigas ou em promessas genéricas podem aumentar o risco de erros, rejeição de notas, cálculos incorretos e problemas na apuração. Antes de contratar ou renovar um sistema, a empresa deve solicitar informações objetivas sobre o cronograma de atualização, os recursos disponíveis e a integração com as ferramentas fiscais e financeiras.
O que avaliar antes de contratar ou renovar um sistema de gestão
Antes de contratar ou renovar um sistema de gestão, a empresa deve confirmar se o ERP acompanha as versões mais recentes das notas técnicas e dos leiautes fiscais relacionados à reforma tributária. É importante solicitar informações objetivas sobre as atualizações já realizadas e o cronograma previsto para as próximas mudanças.
Também vale verificar se o sistema consegue calcular simultaneamente os tributos atuais e os novos durante o período de transição. O ERP deve permitir o controle do ICMS, ISS, PIS e Cofins enquanto incorpora as regras do IBS e da CBS, evitando erros na emissão de documentos, na apuração e na formação de preços.
Outro ponto essencial é a integração entre as áreas fiscal e financeira. O sistema deve vincular pagamentos às respectivas operações, acompanhar créditos tributários e manter os dados do caixa compatíveis com os documentos fiscais. O cadastro de fornecedores também precisa registrar o regime tributário adotado, incluindo as diferenças entre Simples puro e Simples híbrido, com possibilidade de atualização periódica.
Antes de assinar o contrato, avalie especialmente:
- se as atualizações legais estão incluídas na mensalidade ou terão custo adicional;
- quais versões de documentos fiscais e notas técnicas são suportadas;
- como ocorre a integração com a contabilidade e as ferramentas financeiras;
- quais testes e validações serão realizados antes das mudanças entrarem em produção;
- como são divididas as responsabilidades em caso de erro de cálculo, falha de atualização ou informação incorreta no cadastro.
Mesmo com um sistema adequado, a empresa deve revisar os resultados e documentar os testes realizados, mantendo a participação do contador nas decisões tributárias e financeiras.
Prepare sua empresa com informação e acompanhamento especializado
A tecnologia será uma aliada importante na adaptação à reforma tributária, mas não substitui a conferência humana, o planejamento tributário e a orientação profissional. A empresa deve revisar cadastros, notas fiscais, cálculos e integrações, além de acompanhar as atualizações legais para reduzir riscos e evitar decisões baseadas em informações desatualizadas.
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Fonte desta curadoria
Este artigo é uma curadoria do site Exame. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma tributária: sistema de gestão virou obrigatório para a PME, mas não resolve sozinho
