Substituição Tributária: como pequenas empresas podem evitar dívidas impagáveis

A substituição tributária, criada para simplificar a arrecadação de ICMS e outros tributos, foi pensada para evitar a sonegação, mas na prática coloca pequenas empresas em situação crítica de inadimplência fiscal.

Para micro e pequenas empresas, as falhas no mecanismo têm se traduzido em autuações fiscais e dívidas que ultrapassam sua capacidade de pagamento. Exemplos recentes, como o caso da Ultrafarma e Fast Shop, reforçam o risco.

Com base nas orientações da tributarista Edna Dias, esta curadoria apresenta os principais desafios e medidas preventivas para evitar passivos impagáveis.

Alerta: ST pode gerar dívidas impagáveis

O regime de substituição tributária transfere o ônus do recolhimento antecipado de ICMS e outros tributos a um contribuinte da cadeia, mas eventuais erros na base de cálculo ou falhas no fornecimento de informações podem disparar débitos inesperados. Pequenas empresas muitas vezes descobrem autuações fiscais anos após a operação, quando multas e juros já multiplicaram o valor original. Esses passivos podem superar a capacidade de pagamento do negócio, comprometer o fluxo de caixa e até exigir garantia do patrimônio pessoal dos sócios. A complexidade da legislação e a falta de transparência na cadeia de fornecimento agravam o risco, convertendo obrigações tributárias em dívidas impagáveis e ameaçando a continuidade da empresa.

Entenda a substituição tributária e seus objetivos

A substituição tributária (ST) é um regime em que a responsabilidade pelo recolhimento de impostos como o ICMS é transferida a um único contribuinte da cadeia produtiva, normalmente o fabricante ou importador. Esse modelo antecipa a cobrança, concentrando em um ponto o pagamento que, em regra, ocorreria de forma parcelada ao longo de toda a cadeia de comercialização.

Os principais objetivos da ST são:

• Simplificar a arrecadação, reduzindo a necessidade de fiscalização ao longo de cada etapa de venda.
• Minimizar a sonegação, pois o Fisco concentra o controle sobre menos contribuintes.
• Uniformizar a base de cálculo, utilizando preços presumidos para facilitar o cálculo do tributo.

Na prática, o fornecedor calcula o imposto antecipado com base em uma margem de valor agregada definida pelo Estado. Ao recolher o ICMS-ST, ele já inclui nesse valor o custo tributário de toda a cadeia, repassando-o ao preço final do produto. O comprador, portanto, não precisa recolher novamente o tributo, mas deve comprovar a origem e a regularidade do recolhimento realizado pelo substituto tributário.

Quais são as falhas e riscos na aplicação da ST

A implementação da substituição tributária apresenta falhas que podem comprometer a saúde financeira de pequenas empresas:

• Divergências na base de cálculo: a adoção de preços presumidos (MVA) nem sempre reflete o valor real de venda. Quando o ICMS-ST é recolhido sobre valor maior que o praticado, o contribuinte que efetivamente vende sofre autuações e pagamentos indevidos, elevando o passivo tributário.
• Risco de configuração de crime fiscal: o Superior Tribunal de Justiça tem reconhecido que erros na base de cálculo ou na apuração do tributo podem ser interpretados como apropriação indébita ou sonegação. Essa classificação agrava penalidades e expõe sócios a sanções criminais.
• Falta de informação e transparência: muitos empresários desconhecem as regras da ST, não validam documentos fiscais dos fornecedores e só identificam débitos anos depois. A ausência de controle documental acelera a formação de dívidas impagáveis.

Impactos na prática: exemplos reais

Em junho de 2025, a Operação Ícaro revelou que gigantes como Ultrafarma e Fast Shop enfrentam apurações fiscais por divergências na substituição tributária. Mesmo após recolher o ICMS-ST antecipado, foram notificadas a pagar diferenças milionárias quando o preço real divergiu do presumido.

Micro e pequenas empresas, por sua vez, relatam autuações mesmo comprando de fornecedores que declararam o tributo quitado:

• Uma loja de materiais de construção em Minas Gerais recebeu multa de R$ 50 mil por ausência de comprovantes de ICMS-ST, apesar do fornecedor constar com guia paga.
• Um distribuidor de alimentos em Santa Catarina teve mercadorias bloqueadas e foi obrigado a recolher ICMS-ST retroativo, paralisando suas vendas por semanas.
• Uma papelaria em São Paulo foi intimada a quitar débito de mais de R$ 20 mil, valor superior ao imposto originalmente pago pelo fabricante.

Esses exemplos comprovam como falhas no fluxo de informações e na base de cálculo podem gerar passivos inesperados, ameaçando o capital de giro e a própria continuidade do negócio.

Medidas preventivas e boas práticas fiscais

Para reduzir riscos e manter a saúde fiscal, pequenas empresas devem adotar medidas preventivas simples, porém eficazes:

• Revisar contratos com fornecedores: inclua cláusulas que garantam a comprovação da quitação de ICMS-ST e estabeleçam prazos claros para envio de documentos.
• Controle documental rigoroso: organize notas fiscais, guias de recolhimento e comprovantes de pagamento em um sistema de fácil consulta e arquivamento.
• Acompanhamento fiscal periódico: agende revisões mensais ou trimestrais das rotinas de substituição tributária, conferindo bases de cálculo e valores efetivamente praticados.
• Controles internos eficientes: implemente check-lists e procedimentos padronizados para conferência de informações na entrada e saída de mercadorias.
• Capacitação da equipe: promova treinamentos regulares sobre legislação tributária e atualizações na ST, garantindo que todos compreendam suas responsabilidades.

Ao integrar essas práticas ao dia a dia do negócio, você minimiza surpresas fiscais, protege o fluxo de caixa e fortalece a gestão tributária de seu empreendimento.

Como a SP Contabilidade Digital pode ajudar

A SP Contabilidade Digital atua de forma preventiva e estratégica, apoiando pequenas empresas na gestão tributária e na revisão de processos de substituição tributária. Com análise detalhada de contratos e conferência de bases de cálculo, identificamos potenciais inconsistências antes que se tornem passivos fiscais. Nosso acompanhamento fiscal periódico inclui auditoria de guias de recolhimento e cruzamento de informações junto a fornecedores, garantindo que todos os comprovantes estejam em conformidade. Além disso, oferecemos orientações sobre controles internos e fluxo de documentação para fortalecer a governança tributária. Esse suporte integrado reduz riscos de autuações, preserva o fluxo de caixa e protege o patrimônio dos sócios, trazendo mais segurança para a operação do seu negócio.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site SEGS.com.br. Para ter acesso à matéria original, acesse Como a substituição tributária pode transformar débitos fiscais em dívidas impagáveis para pequenas empresas