Reforma Tributária: Nota Técnica 2025.002-RTC e as novas exigências da NF-e para IBS e CBS

Com a publicação da Nota Técnica 2025.002-RTC, prevista na Reforma Tributária, a NF-e e a NFC-e passam por uma transformação essencial: a inclusão dos novos tributos IBS e CBS no leiaute dos documentos fiscais eletrônicos. Essa mudança, regulamentada pela LC 214/2025 em vigor a partir de janeiro de 2026, exige adaptações imediatas em ERPs e sistemas fiscais para garantir o correto destaque de alíquotas, bases de cálculo e créditos.

O não atendimento aos novos requisitos pode acarretar multas, bloqueios de notas e atrasos no faturamento. Nesta curadoria, você vai entender os impactos dessa atualização, as principais obrigações acessórias e como preparar sua empresa para cumprir o novo padrão sem riscos.

Atenção: riscos de não adequar seu sistema ao novo leiaute da NF-e

O descumprimento das novas especificações da NT 2025.002-RTC pode gerar consequências graves para sua empresa. A falta de campos para IBS e CBS no XML da NF-e/NFC-e implicará:

• Aplicação de multas diárias e autuações por inconsistência fiscal;
• Bloqueio automático de emissão de notas eletrônicas, interrompendo vendas;
• Atrasos no faturamento e impacto direto no fluxo de caixa;
• Dificuldade em comprovar créditos tributários e aumento de passivos fiscais;
• Risco maior de fiscalização intensa e cruzamento de dados pela Receita Federal.

Sem a atualização do ERP e do sistema fiscal, sua empresa fica vulnerável a penalidades e a entraves operacionais que podem comprometer a continuidade dos negócios. Garanta a conformidade com antecedência e evite surpresas no início da vigência em janeiro de 2026.

Contexto legal e objetivos da Nota Técnica 2025.002-RTC

A Emenda Constitucional 132/2023 criou a base legal para a unificação de tributos sobre bens e serviços, ao estabelecer o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços). A ideia central foi substituir, de forma não cumulativa, tributos atuais como ICMS, ISS, PIS e COFINS, simplificando a apuração e ampliando a sistemática de crédito financeiro.

Para dar efetividade a essa mudança, foi promulgada a Lei Complementar 214/2025, que define a estrutura dos novos tributos, suas alíquotas únicas e o regime de crédito financeiro amplo. A LC 214/2025 detalha:

• IBS: tributo incidente sobre todas as etapas de circulação de bens, serviços e direitos, com alíquota única por unidade federativa;
• CBS: contribuição com base similar ao IBS, mas destinada ao custeio da seguridade social;
• Regras de crédito e débito para evitar efeitos cumulativos e garantir neutralidade econômica.

Para operacionalizar essa transição a partir de janeiro de 2026, a Nota Técnica 2025.002-RTC foi publicada em março de 2025. Ela padroniza o leiaute da NF-e e NFC-e para incluir campos específicos dos novos tributos, adequar grupos de informação e criar eventos eletrônicos, garantindo que os sistemas fiscais estejam preparados para coletar, escriturar e transmitir os dados segundo o novo modelo legal.

Principais alterações no leiaute da NF-e para IBS e CBS

A NT 2025.002-RTC redefine o XML da NF-e e da NFC-e para suportar os tributos IBS, CBS e o Imposto Seletivo (IS). As mudanças estruturais são as seguintes:

• Grupo UB: introduz campos para alíquotas específicas por ente federativo, base de cálculo e valor do tributo por item, além de códigos de situação tributária (tributado, isento, diferido, com crédito presumido etc.).
• Grupo W03: consolida totais de IBS, CBS e IS por documento, detalhando bases de cálculo, créditos e débitos e permitindo discriminação por UF e município.
• Eventos Eletrônicos: criados novos eventos para apropriação de crédito presumido, registro de destinação para consumo pessoal, informação de perecimento, perda, roubo ou furto, manifestação sobre transferência de crédito em operações de sucessão, além de cancelamentos e ajustes.
• Códigos de Classificação: padronização de tabelas para classificação tributária do IBS, CBS e IS e para créditos presumidos.

Para viabilizar a transição, o ambiente de testes estará disponível a partir de outubro de 2025. A implantação em produção torna-se obrigatória em janeiro de 2026, quando todos os ERPs e sistemas fiscais deverão emitir NF-e/NFC-e no novo leiaute sem inconsistências.

Repercussões contábeis e impactos no dia a dia das empresas

A adoção do novo leiaute da NF-e/NFC-e exige ajustes profundos na escrituração e nos processos internos. As informações detalhadas de IBS e CBS por item permitem lançamentos contábeis mais precisos, mas demandam adaptações no plano de contas e na rotina de conciliação.

Além disso, a granularidade dos dados facilita a automação dos controles fiscais, reduzindo retrabalho e erros manuais. A integração com o mecanismo de split payment também altera o fluxo de caixa, já que parte do tributo pode ser recolhido diretamente ao fisco sem transitar pela conta da empresa.

• Revisão do plano de contas: inclusão de contas específicas para IBS a recolher, IBS a recuperar, CBS a recolher, CBS a recuperar e créditos presumidos;
• Lançamentos por item de nota: apropriação de crédito e débito com base no XML, garantindo maior acurácia;
• Conciliação automatizada: sistemas ERP sincronizados ao novo leiaute para cruzamento de dados contábeis e fiscais;
• Split payment: tratamento automático dos valores pagos diretamente ao fisco, com baixa nos passivos sem afetar o caixa;
• Ajustes em relatórios gerenciais: dashboards e demonstrativos devem refletir separadamente os efeitos de IBS, CBS e IS.

Essas mudanças reforçam a necessidade de revisão de processos e treinamentos específicos para garantir que sua contabilidade acompanhe com eficiência o novo modelo tributário.

Como se preparar para a obrigatoriedade em janeiro de 2026

Para cumprir o novo leiaute da NF-e e NFC-e sem riscos, é essencial adotar uma série de ações práticas até outubro de 2025:

• Atualização de sistemas: implemente a versão do ERP e do software fiscal compatível com a NT 2025.002-RTC e configure os novos campos de IBS, CBS e IS.
• Ambiente de testes: agende simulações de emissão em homologação, valide arquivos XML e identifique falhas antes do go-live.
• Treinamento da equipe: promova workshops sobre o novo leiaute, códigos de situação tributária e eventos eletrônicos.
• Revisão de processos internos: adapte procedimentos de bonificações, devoluções e split payment para contemplar eventos específicos.
• Ajuste do plano de contas: crie ou renomeie contas para IBS a recolher/recuperar e CBS a recolher/recuperar, além de créditos presumidos.
• Validação e auditoria: estabeleça rotinas de conferência automática de XML e de conciliação contábil-fiscal.
• Monitoramento contínuo: acompanhe atualizações de manuais da Sefaz e da Receita Federal e adeque configurações conforme novos comunicados.

Conclusão e convite para acompanhar nosso blog

A Nota Técnica 2025.002-RTC traz desafios importantes, mas você não precisa enfrentá-los sozinho. A SP Contabilidade Digital está pronta para oferecer suporte especializado na adaptação de sistemas, treinamento de equipe e otimização dos processos contábeis, garantindo conformidade e segurança fiscal. Conte conosco para esclarecer dúvidas e implementar as mudanças de forma eficiente.

Fique por dentro de todas as atualizações e melhores práticas: acompanhe nosso blog diariamente e receba em primeira mão insights, dicas e prazos essenciais para a adequação ao novo leiaute da NF-e e NFC-e. Juntos, faremos uma transição tranquila até janeiro de 2026.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: Nota Técnica 2025.002-RTC redefine NF-e para IBS e CBS