Reforma Tributária 2026: prepare sua empresa para evitar aumentos de tributos

Em janeiro de 2026, a Reforma Tributária entra em vigor, trazendo uma nova estrutura fiscal que impactará diretamente as empresas brasileiras.

Pesquisa da NTT Data com mais de 1.600 gestores revela que 38% das empresas ainda não iniciaram sua adequação e 20% sequer definiram um plano. Essa falta de preparo pode resultar em:

• Aumento inesperado de tributos;
• Aplicação de multas e penalidades;
• Elevação de custos operacionais.

Adaptar processos e sistemas desde já é fundamental para evitar riscos fiscais e manter a competitividade.

Os perigos de não se preparar para a Reforma Tributária 2026

Segundo a pesquisa da NTT Data com mais de 1.600 gestores, 38% das empresas ainda não iniciaram sua adequação à Reforma Tributária e 20% sequer definiram um plano de implementação, totalizando 58% em situação de vulnerabilidade. Esse atraso expõe as organizações a aumentos inesperados de alíquotas, aplicação de multas e penalidades por descumprimento das novas regras e custos adicionais com ajustes retroativos em sistemas contábeis. Sem um planejamento prévio e ações concretas até janeiro de 2026, as companhias correm o risco de comprometer seu fluxo de caixa, reduzir sua margem operacional e perder competitividade em um cenário fiscal mais exigente.

Impactos das mudanças: do split payment à coexistência de dois sistemas

Um dos maiores desafios da Reforma Tributária é a sobreposição de dois modelos fiscais pelo período de sete anos. Durante essa fase de transição, as empresas precisarão gerenciar simultaneamente as regras antigas e as novas, o que aumenta a complexidade dos processos e o custo de conformidade.

Para enfrentar essa sobreposição, é fundamental:

• Atualizar o ERP para suportar a apuração de tributos nos dois regimes;
• Reformular contratos comerciais, ajustando cláusulas de responsabilidade e repasse tributário;
• Alinhar fluxos internos e treinar equipes para operar de forma integrada entre sistemas antigos e novos;

No varejo, o split payment torna-se obrigatório, automatizando a retenção e o repasse de impostos no momento da venda. Embora essa medida reduza riscos de sonegação e atrasos, ela pode comprometer o capital de giro, já que parte do valor fica retida em favor do fisco.

Em razão disso, é imprescindível adotar um planejamento financeiro robusto, que inclua projeções de fluxo de caixa e estratégias para mitigar impactos no capital de giro, garantindo assim a saúde financeira do negócio durante todo o período de adaptação.

Passos essenciais para adequação: planejamento, tecnologia e equipe

Para garantir conformidade e minimizar riscos, adote medidas práticas ainda neste ano:

• Projetar cenários tributários: simule diferentes alíquotas e regimes para avaliar os impactos no fluxo de caixa;
• Elaborar orçamento de adaptação: estime custos de atualização de sistemas, consultoria e treinamentos, alocando recursos de forma eficiente;
• Mapear processos internos: identifique as áreas de Compras, Vendas, Logística e TI afetadas pela reforma e documente fluxos;
• Monetizar créditos acumulados: revise saldos de créditos fiscais e planeje a antecipação de aproveitamento antes da vigência das novas leis;
• Capacitar a equipe contábil: promova treinamentos continuados sobre as novas regras, sistemas e melhores práticas de compliance.

Com esse conjunto de ações coordenadas, sua empresa estará preparada para enfrentar a transição tributária e evitar surpresas indesejadas.

Atualização de sistemas de gestão (ERP)

Para atender às novas exigências da Reforma Tributária, a identificação e implementação de parametrizações no ERP devem seguir um processo estruturado, garantindo que o sistema reflita corretamente as alterações nas alíquotas, bases de cálculo e obrigações acessórias. Comece mapeando todos os impostos e tributos impactados, comparando as regras atuais com as previstas para 2026. Em seguida, defina as tabelas e estruturas de dados a serem ajustadas, considerando códigos fiscais, centros de custo e centros de resultado.

• Levantamento de requisitos: identifique campos de tributos, classificações fiscais e operações afetadas.
• Planejamento da parametrização: crie cronograma de ajustes e envolva equipe de TI e contabilidade.
• Cadastro de novos códigos fiscais: atualize alíquotas, CST/CSOSN e regimes tributários no módulo de vendas e compras.
• Ajuste de cálculos e fórmulas: revise rotinas de apuração de ICMS, IPI, PIS/Cofins e ISS.
• Testes em ambiente controlado: simule notas fiscais, apurações e guias de pagamento para validar as configurações.
• Documentação e treinamento: registre procedimentos e capacite usuários para operar as novas parametrizações.

Planejamento financeiro e gestão de créditos tributários

Para enfrentar a Reforma Tributária, comece projetando diferentes cenários de carga tributária. Utilize planilhas ou sistemas de simulação para comparar alíquotas atuais e futuras em cada operação, avaliando o impacto no fluxo de caixa e na rentabilidade. Esses dados permitem antecipar gargalos de liquidez e definir estratégias de capital de giro.

Em seguida, elabore um orçamento de adaptação detalhado, considerando:

• Custos de atualização de sistemas e consultorias especializadas;
• Investimentos em treinamentos e capacitação da equipe;
• Recursos para ajustes contratuais e eventuais auditorias internas.

Por fim, mapeie e monetizar créditos fiscais acumulados antes da vigência da reforma. Identifique saldos de PIS/Cofins, ICMS e demais tributos, planejando sua utilização ou compensação de forma escalonada. Essa antecipação não só gera alívio de caixa, mas também evita a expiração de direitos creditórios, fortalecendo a saúde financeira da empresa durante a transição.

Capacitação da equipe contábil

Em um cenário tributário em constante transformação, manter a equipe contábil atualizada é essencial para garantir conformidade e eficiência. Investir em treinamentos específicos sobre os novos parâmetros de cálculo, obrigações acessórias e tecnologias fiscais minimiza erros e reduz riscos de penalidades. A familiaridade com as mudanças no split payment, no cálculo de créditos e na apuração de tributos permite respostas mais rápidas e assertivas.

Programar ciclos periódicos de reciclagem — por meio de cursos, workshops e webinars — ajuda a fixar o conhecimento e a disseminar boas práticas internamente. Estimular a participação em eventos do setor e a consulta a guias oficiais fortalece a capacidade de adaptação das equipes. Com profissionais bem preparados, sua empresa ganha agilidade na interpretação de normas e segurança na tomada de decisões estratégicas.

Como a SP Contabilidade Digital pode apoiar sua empresa

Com abordagem personalizada e ferramentas digitais, a SP Contabilidade Digital atua para garantir conformidade e eficiência fiscal. Nossa equipe multidisciplinar entende a complexidade da Reforma Tributária e oferece suporte completo em todas as etapas de planejamento e adaptação.

• Contabilidade completa: gestão de rotinas contábeis e demonstrações financeiras.
• Imposto de Renda: entrega de declarações e otimização de deduções.
• Abertura e regularização de empresas: assessoria prática para MEI, LTDA e demais formatos.
• Regimes Simples, Lucro Real e Presumido: análise de cenários e definição da melhor opção tributária.

Além de executar obrigações acessórias com agilidade, oferecemos consultoria estratégica para projetar cenários de carga tributária e monetizar créditos fiscais. Conte com nosso time para desenvolver um plano robusto, manter sua empresa aderente às novas regras e maximizar resultados de forma segura e sustentável.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: empresas precisam se preparar para 2026