Reforma Tributária 2026: guia para empresas que correm contra o tempo

Com o início da fase de testes da Reforma Tributária previsto para janeiro de 2026, empresas de todos os portes se veem diante de um enorme desafio. Uma recente pesquisa da Thomson Reuters revela que apenas 35% das companhias avançaram no processo de adaptação, enquanto 63% ainda estão em planejamento ou nos primeiros estágios.

Preparar-se significa estruturar ações integradas entre fiscal, financeiro, compras, precificação e tecnologia, além de simular cenários e revisar sistemas para garantir conformidade e eficiência. Nesta curadoria, reunimos orientações práticas para ajudar sua empresa a correr contra o tempo e enfrentar a maior mudança fiscal das últimas décadas com segurança.

A corrida contra o tempo: riscos de não se adaptar à Reforma Tributária

Há três meses do início da fase de testes da Reforma Tributária, apenas 35% das empresas avançaram nas adaptações necessárias, revela a pesquisa da Thomson Reuters. Enquanto isso, 63% ainda se encontram em planejamento ou nos estágios iniciais – e uma parcela significativa sequer iniciou qualquer movimento.

Deixar para depois pode gerar:

• Emissão de notas fiscais com campos obrigatórios incorretos, resultando em autuações e multas;
• Falhas na apuração de tributos (CBS e IBS), causando inconsistências contábeis;
• Atrasos nos fechamentos mensais e gargalos no fluxo de caixa;
• Dificuldade para ajustar preços conforme o novo modelo “por fora”, impactando a competitividade;
• Maior exposição a riscos de fiscalização e penalidades administrativas.

Sem um cronograma claro e ações coordenadas entre fiscal, financeiro, compras e tecnologia, a empresa fica vulnerável a desequilíbrios operacionais e a custos extras que podem comprometer a saúde financeira e a reputação no mercado.

Capacitação tributária: o primeiro passo para uma transição tranquila

Antes de qualquer ajuste nos sistemas ou processos, é fundamental investir na formação de todas as áreas impactadas pela Reforma Tributária. O entendimento compartilhado entre fiscal, faturamento, compras, financeiro, precificação e TI evita retrabalhos, reduz o risco de erros em notas fiscais e garante que cada equipe entenda seu papel na nova dinâmica tributária.

Entre os formatos mais eficazes de capacitação, considere:

• Workshops presenciais com especialistas em CBS e IBS;
• Trilhas de e-learning com módulos técnicos e quizzes interativos;
• Webinars periódicos sobre atualizações legislativas e prazos;
• Simulações de casos reais, usando cenários da própria empresa;
• Material de consulta rápida, como fluxogramas e check-lists.

Essa abordagem integrada acelera a curva de aprendizagem e fortalece a cultura de conformidade, preparando sua empresa para implementar as novas regras com segurança e eficiência.

Planejamento de sistemas fiscais: estabeleça um cronograma eficiente

Elaborar um cronograma realista para a atualização dos sistemas fiscais — incluindo CBS e IBS — é fundamental para evitar retrabalhos e garantir conformidade desde o primeiro momento. Comece definindo seu ponto de partida: mapeie os módulos atuais de faturamento, apuração e integração com ERP, identifique gaps em relação às novas exigências e documente todos os campos e regras que deverão ser ajustados.

• Mapeamento de Requisitos: liste obrigações técnicas e fiscais (novos campos de XML, validações de CBS/IBS e formatos de arquivo).
• Divisão em Fases: crie marcos de implementação (configuração, testes internos, homologação e go-live).
• Alinhamento com Fornecedores: agende reuniões regulares para acompanhar entregas de updates e correções de bugs.
• Alocação de Recursos: reserve equipes dedicadas para desenvolvimento, testes e suporte, prevendo tempo extra para imprevistos.
• Validação Técnica: inclua testes de carga, simulações de emissão e conferência de cálculos tributários antes de cada marco.
• Monitoramento de Prazos: mantenha um painel de acompanhamento atualizado com deadlines legais e datas de corte para homologação.

Revisite esse cronograma periodicamente, ajustando prazos e prioridades conforme o avanço dos testes e o recebimento de novas orientações técnicas, garantindo que seu sistema esteja 100% preparado para a entrada em vigor da fase de testes.

Cadastro de produtos e serviços: rigor técnico para evitar inconsistências

Revisar detalhadamente a classificação fiscal de produtos e serviços é essencial para garantir que cada item seja tributado corretamente no novo modelo. A mudança nas alíquotas e nas regras de incidência exige um levantamento preciso dos códigos NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) e dos parâmetros de faturamento utilizados em 2023 e 2024.

Ao basear-se em dados históricos de vendas, notas fiscais e registros de estoque, sua empresa pode identificar inconsistências, corrigir classificações desatualizadas e evitar pagamentos indevidos de tributos ou glosa de créditos futuros. Além disso, essa análise permite:

• Validar a aderência dos NCMs atuais às novas alíquotas previstas pela Reforma Tributária;
• Cruzar informações de notas fiscais emitidas para detectar divergências entre produtos similares;
• Ajustar parâmetros de faturamento (unidade de medida, CFOP e CST) conforme o perfil real das operações;
• Mapear exceções e tratamentos especiais que possam impactar a apuração de CBS e IBS;
• Documentar todas as mudanças, criando um repositório de referência para auditorias futuras.

Esse rigor técnico reduz riscos fiscais e assegura que sua empresa esteja preparada para os testes da Reforma Tributária, evitando surpresas e penalidades.

Integração entre áreas: o diferencial da visão compartilhada

A integração entre áreas é essencial para evitar silos e garantir uma visão holística dos impactos da Reforma Tributária. Formar grupos internos de trabalho permite mapear riscos, revisar processos e alinhar prioridades de forma colaborativa.

Para estruturar equipes multidisciplinares, siga estas recomendações:

• Identifique stakeholders em financeiro, compras, marketing, fiscal e TI para compor o grupo.
• Defina papéis e responsabilidades claras, nomeando líderes de cada área.
• Estabeleça um cronograma de reuniões periódicas com pautas objetivas e metas de entrega.
• Use fluxogramas e mapas de processos para localizar impactos e pontos de melhoria.
• Adote ferramentas colaborativas (softwares de gestão de projetos e repositórios online) para centralizar informações.
• Documente decisões, ajustes e lições aprendidas em um manual de referência interna.
• Mensure o progresso com indicadores de desempenho, como prazos cumpridos e pendências resolvidas.
• Incentive o feedback contínuo para ajustar processos e manter todos alinhados às mudanças.

Essa abordagem integrada favorece a agilidade na adaptação, minimiza falhas de comunicação e potencializa a conformidade desde os primeiros testes da Reforma Tributária.

Revisão de precificação e transparência com o cliente

A partir de 2026, a tributação migrará do modelo “por dentro”, em que o tributo já está incluído no preço final, para o modelo “por fora”, que destaca IBS e CBS como itens separados na nota fiscal. Essa mudança exige uma revisão cuidadosa da estratégia de preços e um planejamento de comunicação com o consumidor.

Entre os principais impactos na formação de preço, podemos destacar:

• Aumento aparente no valor de venda: mesmo que o total pago continue o mesmo, o destaque do tributo pode dar a impressão de reajuste;
• Adequação de margens: será preciso recalcular markups considerando o repasse ou absorção parcial do tributo;
• Alteração no fluxo de caixa: a separação dos tributos pode afetar o controle de recebíveis e despesas.

Para garantir transparência e evitar ruídos na comunicação com o cliente, considere:

• Desenvolver materiais explicativos (cartazes, posts e e-mails) que ilustrem a diferença entre preço do produto e tributo;
• Treinar equipes de vendas para esclarecer dúvidas e apresentar o novo layout de nota fiscal;
• Ajustar catálogos e plataformas online para exibir valores de maneira clara e objetiva;
• Planejar campanhas de informação pré-lançamento, destacando a continuidade nos benefícios e a legitimidade dos tributos;
• Coletar feedback dos consumidores para aprimorar abordagens e reduzir percepções negativas.

Com essas ações, sua empresa promove confiança, facilita a aceitação das novas regras e fortalece a relação com o público.

Como a SP Contabilidade Digital pode ajudar na sua adaptação

Para enfrentar com segurança as mudanças previstas na Reforma Tributária, contar com um apoio especializado é essencial. A SP Contabilidade Digital oferece serviços integrados de contabilidade e consultoria tributária, alinhados às novas obrigações de CBS e IBS, e adaptados às particularidades de cada negócio.

Entre as soluções disponíveis estão:

• Diagnóstico completo dos processos fiscais, financeiros e de faturamento;
• Revisão de classificação fiscal e parametrização de sistemas;
• Elaboração de cronogramas de implantação e monitoramento de prazos legais;
• Capacitação de equipes em workshops e treinamentos sob medida;
• Consultoria em precificação e comunicação tributária ao cliente;
• Apoio contínuo na apuração de tributos e na emissão de demonstrativos.

Com esse suporte, sua empresa ganha mais agilidade na adaptação, minimiza riscos de autuações e assegura conformidade desde a fase de testes, mantendo o foco no crescimento e na eficiência operacional.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: empresas correm contra o tempo para adaptação