Multa por Atraso na Entrega da DEFIS a partir de 2025: o que muda para sua empresa

O não envio da DEFIS no prazo, conforme Resolução CGSN 183/2025, traz multas que variam de 2% ao mês-calendário sobre os tributos informados até o limite de 20%, com valor mínimo de R$ 200. Além disso, cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas pode gerar R$ 100 adicionais. Essas penalidades, válidas para a DEFIS exercício 2025, representam um aumento significativo de custos e podem resultar em autuações pela Receita Federal.

Para prestadores de serviços, o atraso compromete o fluxo de caixa e a reputação fiscal, exigindo atenção redobrada aos prazos e à exatidão das informações. Neste artigo, você vai entender o que muda, como as multas são calculadas e as estratégias para evitá-las.

O risco das multas na DEFIS: por que você não pode perder o prazo

Ao não entregar a DEFIS dentro do prazo, o prestador de serviços fica sujeito a penalidades que impactam diretamente no caixa e na saúde fiscal da empresa. As principais consequências são:

• Aplicação de multa de 2% ao mês-calendário sobre os tributos informados, limitada a 20% do valor devido
• Multa mínima de R$ 200, mesmo em declarações com baixo montante de tributos
• Risco de autuação e inscrição em Dívida Ativa, elevando custos com encargos e honorários advocatícios
• Perda de regularidade no Simples Nacional, prejudicando acesso a crédito e participação em licitações

Entenda a Resolução CGSN 183/2025 e suas novas penalidades

A Resolução CGSN 183/2025 atualiza a regulamentação do Simples Nacional para incluir multas específicas no artigo 97-A da Resolução 140/2018, aplicáveis às declarações DEFIS com entrega em atraso a partir de 2025.

• Multa de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o total dos tributos declarados, limitada a 20% do montante devido;
• Multa mínima de R$ 200, independente do valor apurado em imposto;
• Multa complementar de R$ 100 para cada grupo de até 10 informações incorretas ou omitidas;

Essas penalidades passam a vigorar para a DEFIS do exercício de 2025, cujo prazo de entrega termina em 31 de março de 2026, reforçando a necessidade de atenção aos prazos e à precisão dos dados enviados.

Cálculo das multas: alíquotas e valores auxiliares

O cálculo da multa por atraso na entrega da DEFIS envolve duas parcelas: a multa mensal de 2% sobre o montante dos tributos informados e o valor fixo de R$ 100 para cada grupo de até 10 informações incorretas ou omitidas.

Para facilitar a aplicação prática, acompanhe os exemplos abaixo:

• Multa de 2% ao mês-calendário ou fração
  • Suponha tributos declarados de R$ 50.000,00. A multa mensal será de 2% × R$ 50.000,00 = R$ 1.000,00.
  • Se o atraso durar 3 meses, a multa seria de R$ 1.000,00 × 3 = R$ 3.000,00, respeitando o limite máximo de 20% (neste caso, teto de R$ 10.000,00).
• Multa de R$ 100 por grupo de 10 informações incorretas ou omitidas
  • Exemplo: 23 campos com erro ou omissão equivalem a 3 grupos de 10 (23 ÷ 10 = 2,3 → arredonda para 3), resultando em R$ 300,00 de multa adicional.

No exemplo completo, uma DEFIS com R$ 50.000,00 de tributos declarados, três meses de atraso e 23 erros geraria:

• Multa mensal: R$ 1.000,00 × 3 = R$ 3.000,00
• Multa por omissões: R$ 300,00
• Total de penalidades: R$ 3.300,00 (dentro do limite de 20% = R$ 10.000,00)

Prazos de contagem e início da penalidade

A contagem da multa por atraso na entrega da DEFIS tem início em 1º de abril do ano seguinte ao exercício declarado. A partir dessa data, incide-se 2% ao mês-calendário ou fração sobre o total dos tributos informados, observando-se o teto de 20% e a multa mínima de R$ 200,00.

• Início da contagem: 1º de abril de cada ano, independentemente de notificação prévia.
• Encerramento automático: data da entrega da declaração, quando a multa deixa de crescer.
• Não apresentação: se a DEFIS não for enviada, a multa continua até a lavratura do auto de infração pela Receita Federal.

É fundamental acompanhar o prazo final (31 de março) e antecipar o envio para evitar a acumulação de penalidades. A não observância desses prazos pode resultar em inscrição em Dívida Ativa e em encargos adicionais, prejudicando o fluxo de caixa e a regularidade perante o Simples Nacional.

Como reduzir o valor da multa: percentuais de abatimento

A Resolução CGSN 183/2025 prevê a redução das multas, respeitando o valor mínimo de R$ 200,00, nas seguintes situações:

• Redução de 50%: declaração entregue após o prazo legal, mas antes de qualquer procedimento de ofício pela autoridade fiscal;
• Redução de 25%: declaração apresentada dentro do prazo fixado em intimação emitida pela Receita Federal.

Para aproveitar esses percentuais de abatimento, recomenda-se:

• Monitorar rigorosamente as datas-limite e, em caso de atraso, antecipar o envio antes de qualquer ação de ofício;
• Acompanhar notificações ou intimações e apresentar a DEFIS dentro do prazo estabelecido;
• Armazenar comprovantes de envio digital e de recebimento de intimações, garantindo prova documental do cumprimento.

Medidas práticas para evitar penalidades na entrega da DEFIS

Para evitar multas e garantir a entrega da DEFIS sem sobressaltos, adote práticas organizacionais que unam disciplina e tecnologia.

• Planejamento de prazos: crie um cronograma retroativo, registrando todas as etapas até 31 de março.
• Responsabilidades claras: defina um responsável pelo gerenciamento e conferência dos dados.
• Ferramentas de gestão: utilize sistemas contábeis ou planilhas bem estruturadas para consolidar informações tributárias.
• Revisão antecipada: realize checagens periódicas dos dados, identificando inconsistências antes do envio.
• Simulações de preenchimento: execute testes internos da DEFIS para verificar campos obrigatórios e formatos.
• Documentação organizada: armazene comprovantes de receita, despesas e envio, facilitando eventuais comprovações.
• Apoio especializado: conte com assessoria contábil para orientações técnicas e atualização sobre normas fiscais.

Conclusão: mantenha sua empresa em dia e acompanhe nosso blog

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Defis: multa por atraso na entrega a partir de 2025