EFD-Reinf vence hoje: entenda o prazo, evite multas e garanta sua conformidade

Hoje (18) expira o prazo para entregar a EFD-Reinf referente a janeiro de 2026. O atraso pode resultar em multas de até R$ 1.500 por mês e até restrições na emissão de certidões fiscais. Para prestadores de serviços, manter a regularidade é fundamental.

A EFD-Reinf faz parte do SPED e consolida informações sobre rendimentos pagos e retenções tributárias, como IRRF, CSLL, Cofins e PIS/Pasep. Pessoas físicas e jurídicas enquadradas pela Receita Federal devem transmitir mensalmente os dados via web service ou portal e-CAC.

Evite penalidades e assegure sua conformidade fiscal entregando a escrituração dentro do prazo.

Alerta imediato: risco de multas e restrições fiscais se você perder o prazo da EFD-Reinf

O prazo para a entrega da EFD-Reinf referente a janeiro de 2026 se encerra hoje (18) e, caso você deixe para depois, pode enfrentar multas de até R$ 1.500 por mês-calendário. Além do impacto financeiro imediato, o descumprimento impede a obtenção de certidões negativas e pode bloquear operações essenciais, como participação em licitações e liberação de créditos junto a fornecedores.

A falta de envio ou o envio fora do prazo também gera incidência de juros e penalidades adicionais por informações incorretas ou omissões, comprometendo a regularidade fiscal da sua empresa. Para prestadores de serviços, essa conformidade mensal não é apenas uma obrigação burocrática, mas um requisito indispensável para manter a credibilidade e o funcionamento pleno das atividades.

EFD-Reinf: o que é e quem está na obrigação

A EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) é um módulo integrante do SPED que centraliza dados sobre rendimentos pagos e retenções tributárias não relacionadas a vínculos trabalhistas, complementando as informações prestadas no eSocial. Seu objetivo é garantir transparência nas retenções de Imposto de Renda e contribuições sociais, como PIS/Pasep, Cofins e CSLL, além de dados de receita bruta para cálculo da contribuição previdenciária substitutiva.

Estão obrigados a transmitir a EFD-Reinf mensalmente:

• Empresas que prestam ou contratam serviços com cessão de mão de obra;
• Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção de PIS/Pasep, Cofins e CSLL;
• Empresas optantes pela Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
• Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria sujeitos à contribuição previdenciária substitutiva;
• Adquirentes de produto rural;
• Associações e patrocinadoras de eventos esportivos de futebol profissional;
• Entidades promotoras de eventos esportivos com participação de equipes de futebol;
• Pessoas físicas e jurídicas que pagaram ou creditaram rendimentos sujeitos à retenção de IRRF.

Passo a passo para transmitir sua EFD-Reinf

Para enviar a EFD-Reinf, siga uma das opções abaixo e confirme o sucesso da operação:

• Via Web services
  • Garanta certificado digital Série A (A1 ou A3) emitido pela ICP-Brasil.
  • Configure o ambiente do seu sistema contábil conforme o leiaute e o manual técnico da Receita Federal.
  • Gere e assine o arquivo XML com o seu certificado digital.
  • Encaminhe o XML ao Web service específico da EFD-Reinf disponibilizado pela Receita.
  • Acompanhe o retorno do protocolo para confirmar a recepção com sucesso.
• Via Portal e-CAC
  • Acesse o e-CAC pelo site da Receita Federal (gov.br/receitafederal).
  • Autentique-se usando certificado digital ou conta Gov.br nos níveis prata ou ouro.
  • No menu de serviços, escolha “EFD-Reinf” e clique em “Novo envio”.
  • Importe o arquivo XML gerado pelo seu sistema e valide os dados exibidos.
  • Finalize a transmissão e imprima ou salve o comprovante disponibilizado.

Principais dados a declarar e sistemas recomendados

Na EFD-Reinf, é fundamental incluir com precisão as informações exigidas pela Receita Federal para evitar inconsistências e multas:

• Retenções de IRRF incidentes sobre serviços e pagamentos;
• Contribuições de CSLL retidas na fonte;
• Valores de Cofins e PIS/Pasep recolhidos ou retidos;
• Dados de receita bruta para cálculo da contribuição previdenciária substitutiva (CPRB);
• Recursos recebidos ou repassados a associações e eventos esportivos;
• Informações de prestadores e tomadores de serviços com cessão de mão de obra;
• Demais retenções sociais e tributárias não vinculadas ao eSocial.

Para facilitar o envio e reduzir erros de validação, considere sistemas integrados que ofereçam suporte nativo ao SPED e ao leiaute da EFD-Reinf:

• ERP Domínio Sistemas – módulo SPED Fiscal;
• TOTVS Protheus – componente de escrituração digital;
• Prosoft – solução de EFD-Reinf com validação automática;
• Thomson Reuters RM – plataforma fiscal e contábil unificada;
• SoftWay – ferramenta de geração e transmissão de arquivos XML.

Essas soluções automatizam a montagem do XML, validam os campos conforme o layout oficial e permitem o envio direto pelo certificado digital, garantindo maior agilidade e segurança no cumprimento dessa obrigação.

Multas, penalidades e impacto na regularidade da sua empresa

O não envio da EFD-Reinf no prazo acarreta penalidades financeiras e pode comprometer seriamente a situação fiscal da empresa.

• Empresas optantes pelo Simples Nacional: multa de R$ 500,00 por mês-calendário de atraso;
• Demais pessoas jurídicas: multa de R$ 1.500,00 por mês-calendário de atraso;
• Multa adicional por informações inexatas, incompletas ou omissões, cujo valor é calculado com base na gravidade do erro;
• Juros de mora aplicados mensalmente até a data de efetivo pagamento;

Além das penalidades financeiras, a falta de entrega ou o envio incorreto da EFD-Reinf pode:

• Impedir a emissão de certidões negativas de débitos, essenciais para contratos, licitações e financiamentos;
• Bloquear o acesso a benefícios fiscais e regimes especiais de tributação;
• Gerar restrições junto a fornecedores e instituições financeiras, dificultando a obtenção de crédito;
• Comprometer cronogramas de auditorias e processos de governança corporativa.

Para evitar essas consequências, é fundamental revisar as informações antes de transmitir a escrituração e acompanhar o protocolo de entrega até a confirmação pela Receita Federal.

Como a SP Contabilidade Digital pode lhe apoiar

Conte com a SP Contabilidade Digital para garantir a conformidade e simplificar suas obrigações fiscais:

• Gestão tributária: monitoramento de prazos, recomendações de regimes e envio de EFD-Reinf;
• Consultoria em Imposto de Renda: orientação para IRPF, IRPJ e ajustes na base de cálculo;
• Abertura e legalização de empresas: acompanhamento completo de documentos, inscrições e alvarás;
• Departamento pessoal: processamento de folha, encargos trabalhistas e informações ao eSocial;
• Fluxo de caixa e regimes tributários: análise personalizada para Simples, Lucro Real e Presumido.

Com atendimento ágil e especializado, você reduz riscos de multas, mantém a regularidade fiscal e pode focar no crescimento do seu negócio sem preocupações.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contábeis. Para ter acesso à matéria original, acesse EFD-Reinf vence hoje (18); atraso gera multa