72% das empresas despreparadas para a Reforma Tributária: entenda os riscos e como agir

A menos de 90 dias do prazo para implementar os novos layouts da NF-e e NFC-e com CBS, IBS e IS, 72% das empresas brasileiras ainda não definiram um plano de adaptação à Reforma Tributária. Essa falta de preparação expõe os negócios a bloqueios de faturamento, paralisações operacionais e sérios riscos no fluxo de caixa a partir de janeiro de 2026.

Para prestadores de serviço, entender os novos requisitos fiscais e revisar processos de emissão, recepção e conciliação de notas fiscais não é apenas uma obrigação legal, mas uma medida essencial para manter a continuidade das operações. O tempo é curto e a urgência, máxima.

Alerta vermelho: operação em risco a partir de 2026

Com apenas meses até janeiro de 2026, empresas despreparadas correm risco de ter faturamento bloqueado e ver operações suspensas. A obrigatoriedade de emitir e processar notas fiscais com novos campos tributários (CBS, IBS e IS) torna inviável qualquer atraso na atualização de sistemas e processos.

Segundo a V360, 72% das médias e grandes empresas ainda não possuem um plano de ação definido. Sem adequação, o não cumprimento das novas obrigações fiscais pode resultar em:

• Bloqueio de emissão de NF-e e NFC-e;
• Impossibilidade de efetuar pagamentos a fornecedores;
• Paralisação do fluxo de caixa e atrasos na cadeia de suprimentos.

Para evitar essas consequências, é imprescindível acelerar diagnósticos internos, revisar procedimentos fiscais e alinhar as áreas de contabilidade, financeiro e tecnologia às novas exigências.

Panorama atual: 72% das empresas sem plano de adaptação

A pesquisa da V360 entrevistou 355 empresas de médio e grande porte, principalmente dos setores de varejo e serviços, indústria, construção civil, agronegócio e tecnologia, com maior concentração na região Sudeste. O levantamento aponta diferentes níveis de preparo para a Reforma Tributária:

• 33,2% das empresas ainda não discutiram internamente os impactos;
• 38,6% iniciaram apenas diagnósticos preliminares, sem um plano de ação definido;
• 28,1% afirmam ter uma estratégia estruturada para adaptar processos e sistemas.

Com apenas 28,1% das companhias preparadas de forma estruturada, a maioria corre risco de sofrer bloqueios de faturamento e interrupções no fluxo de caixa a partir de janeiro de 2026.

Impactos diretos em contas a pagar e a receber

As mudanças nos layouts da NF-e e da NFC-e, que passam a incluir cerca de 200 novos campos para os tributos CBS, IBS e IS, alteram profundamente o fluxo de contas a pagar e a receber. A adaptação requer ajustes nos ERPs, na emissão de notas fiscais de saída e na recepção e validação de documentos de fornecedores. Sem essa atualização, as empresas correm o risco de ter notas fiscais rejeitadas pelo fisco, atrasos na liquidação de pagamentos e dificuldade de controle do fluxo de caixa.

• Erros na geração automática de notas, levando a rejeições e retrabalho;
• Bloqueio da entrada de notas recebidas, com impacto direto no pagamento a fornecedores;
• Dificuldade na conciliação entre sistemas fiscal e financeiro, gerando divergências no saldo de contas;
• Aumento dos riscos de multas e penalidades por preenchimento incorreto dos campos tributários.

Para garantir a continuidade das operações, é fundamental revisar processos internos, validar as novas regras de negócio nos sistemas e treinar as equipes envolvidas antes de janeiro de 2026.

Ingresso fiscal: ponto crítico muitas vezes ignorado

Enquanto muitas empresas concentram esforços na emissão de notas, o ingresso fiscal — ou seja, a recepção, validação e liquidação das notas dos fornecedores — costuma ser subestimado. Essa etapa é vital para garantir que o pagamento seja processado corretamente e que o fluxo de caixa não sofra interrupções.

• Recepção: é o momento de capturar eletronicamente cada nota fiscal recebida, assegurando que todos os documentos sejam registrados no sistema antes da data de vencimento.
• Validação: envolve conferir se os dados fiscais e tributários (CBS, IBS, IS) estão completos e corretos, evitando rejeições e retrabalhos que atrasam o processo.
• Liquidação: consiste em autorizar o pagamento após a confirmação de conformidade, mantendo fornecedores alinhados e prevenindo bloqueios na cadeia de suprimentos.

Se o ingresso fiscal não estiver adequadamente estruturado, a empresa corre risco de ter pagamentos travados, multas por notas rejeitadas e impacto direto no relacionamento com fornecedores. Para mitigar esses riscos, é essencial revisar procedimentos internos, automatizar verificações e treinar equipes para lidar com os novos campos tributários até janeiro de 2026.

Desafios na automação fiscal e duplicatas escriturais

A pesquisa da V360 revela que grande parte das empresas ainda luta para implementar as duplicatas escriturais como comprovação eletrônica das operações comerciais:

• 32,7% das organizações não iniciaram qualquer adaptação ao novo processo;
• 55,8% estão em fase de preparação, sem automação completa;
• 11,5% já registram duplicatas de forma regular e automatizada.

Ao mesmo tempo, a automação fiscal, base para dar suporte a essa transição, ainda não é adotada de forma plena:

• 38,9% das empresas afirmam contar com gestão fiscal automatizada e integração com ERPs;
• 67% não utilizam ferramentas de validação automática de documentos fiscais eletrônicos.

Sem uma solução integrada, as companhias correm risco de:

• Erros manuais na emissão e no registro de duplicatas, gerando retrabalho;
• Atrasos na conciliação fiscal e financeira, comprometendo prazos de pagamento;
• Multas e sanções por falhas no cumprimento das novas exigências.

Investir em plataformas de automação fiscal, com captura eletrônica e validação automática de documentos, é essencial para garantir precisão, agilidade e segurança na gestão de duplicatas escriturais antes do início das obrigações em janeiro de 2026.

Como se preparar para cumprir os prazos da Reforma Tributária

Para evitar bloqueios operacionais em 2026, prestadores de serviço devem aproveitar o tempo restante para revisar processos, alinhar equipes e investir em tecnologia. A seguir, veja as principais ações que garantem conformidade e fluidez no fluxo fiscal:

• Realize um diagnóstico completo dos sistemas fiscais e financeiros, identificando lacunas na emissão, recepção e conciliação de notas.
• Mapeie e padronize procedimentos internos, documentando fluxos de trabalho e responsáveis por cada etapa do processo tributário.
• Implemente ou atualize ERPs e soluções de automação fiscal, incluindo captura eletrônica de documentos e validação automática dos campos CBS, IBS e IS.
• Treine as equipes das áreas contábil, fiscal, financeira e de TI para operar com os novos layouts de NF-e e NFC-e.
• Realize testes práticos de emissão e recebimento de notas em ambiente de homologação, identificando possíveis rejeições e ajustes necessários.
• Estabeleça um cronograma de entregas internas, incluindo marcos de evolução e pontos de verificação antes de janeiro de 2026.
• Crie uma governança tributária que acompanhe mudanças regulatórias, garantindo atualização contínua de processos e sistemas.

Com planejamento estruturado e investimentos em tecnologia, você minimiza riscos de paralisações e mantém a operação saudável mesmo diante das novas exigências fiscais.

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Na SP Contabilidade Digital, entendemos o desafio que a Reforma Tributária impõe ao fluxo operacional das empresas. Nossa equipe de especialistas integra conhecimento em contabilidade completa, regimes Simples, Lucro Real e Presumido, além de automação fiscal, para auxiliar prestadores de serviço na revisão de processos e na implantação de soluções que garantam conformidade e agilidade.

Por meio de orientação estratégica e acompanhamento contínuo, ajudamos a mapear lacunas em emissão, recepção e conciliação de notas fiscais, além de apoiar na criação de governança tributária. Assim, você fica preparado para as novas obrigações de 2026 sem comprometer a rotina financeira.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Times Brasil – Licenciado Exclusivo CNBC. Para ter acesso à matéria original, acesse 72% das empresas não estão preparadas para a Reforma Tributária, aponta levantamento