Mudança na emissão de RPA: prepare-se para a obrigatoriedade da NFS-e nacional em 2026

Em 1º de janeiro de 2026, o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) deixará de ser válido, e a emissão da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) de padrão nacional será obrigatória. Essa mudança, impulsionada pela Reforma Tributária, traz riscos elevados: multas, bloqueio de CNPJ/CPF e impedimentos em contratações públicas para quem não se adequar.

Para prestadores de serviços, o prazo é curto e as penalidades podem comprometer o fluxo de caixa e a reputação profissional. Adaptar-se à NFS-e nacional significa garantir conformidade fiscal, evitar autuações municipais e federais e manter a competitividade no mercado.

O fim do RPA em 2026: o que muda para autônomos e prestadores de serviço

A partir de 1º de janeiro de 2026, o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) deixará de ser aceito como documento fiscal. Quem não se adequar à Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) nacional corre sérios riscos de sofrer sanções que podem comprometer o exercício da atividade profissional.

• Multas diárias que podem acumular altos valores por documento irregular;
• Suspensão ou bloqueio de CNPJ/CPF, impedindo novas emissões;
• Restrição para firmar contratos com órgãos públicos e repasses de verbas;
• Juros e atualização monetária sobre impostos não recolhidos;
• Inscrição em dívida ativa e possível cobrança judicial.

O não cumprimento da obrigatoriedade não só gera custos imediatos, mas também mancha o histórico fiscal do prestador, com repercussões que podem ir além da esfera tributária.

Por que a NFS-e de padrão nacional substitui o RPA

A adoção da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) de padrão nacional ocorre no contexto da ampla Reforma Tributária, que busca unificar, digitalizar e simplificar a burocracia fiscal. Ao substituir o Recibo de Pagamento Autônomo (RPA), o governo pretende:

• Garantir padronização nacional dos documentos, eliminando diferenças entre municípios;
• Integrar sistemas de informação tributária, facilitando o cruzamento de dados;
• Melhorar a transparência e reduzir práticas de sonegação;
• Reduzir custos operacionais e de armazenamento de papéis;
• Preparar o terreno para o futuro Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), que substituirá ISS e ICMS;
• Aprimorar o monitoramento em tempo real e a governança fiscal.

Com a NFS-e nacional, espera-se maior agilidade na emissão, maior segurança jurídica e um ambiente tributário mais uniforme e previsível para todos os prestadores de serviços.

Passo a passo para cadastro no Portal Nacional da NFS-e

Para iniciar seu cadastro no Portal Nacional da NFS-e, siga estes passos de forma simples e rápida:

• Acesse o Portal de Gestão NFS-e (https://www.gov.br/nfse/pt-br) e clique em “Primeiro acesso”.
• Informe seu CPF (ou CNPJ, se for pessoa jurídica) e a data de nascimento (ou data de abertura).
• Valide sua identidade inserindo o número do recibo de entrega da sua DIRPF dos últimos dois anos; se não declarou IR, utilize o número do Título de Eleitor.
• Cadastre um e-mail válido e crie uma senha segura, seguindo os requisitos de complexidade indicados pelo sistema.
• Aguarde o código de confirmação enviado para o e-mail cadastrado e insira-o na tela de validação.

Com o cadastro confirmado, você terá acesso ao sistema para configurar seu perfil e começar a emitir notas fiscais eletrônicas de maneira padronizada e segura.

Como emitir sua NFS-e corretamente

Após configurar seu perfil, siga este procedimento para emitir a NFS-e sem falhas e evitar atrasos ou rejeições:

• Acesse o menu “Emitir Nota Fiscal” e escolha entre “Emissão Completa” ou “Simplificada”, conforme seu perfil.
• Informe a data de competência, correspondente ao dia em que o serviço foi prestado.
• Preencha os dados do tomador (CPF/CNPJ), confirmando endereço e razão social antes de prosseguir.
• Selecione o serviço na lista de favoritos ou insira manualmente o código NBS e a descrição exata.
• Digite o valor total do serviço e verifique a casa decimal, evitando divergências de centavos.
• Confira a tributação: mantenha zeradas ou em branco as retenções de PIS, COFINS, IRRF e CSLL, salvo orientações municipais.
• Revise todas as informações na tela de conferência e corrija eventuais erros de digitação ou código.
• Clique em “Emitir NFS-e”, aguarde a confirmação e baixe o XML e o PDF para envio imediato ao cliente.

Dica final: mantenha cópias dos arquivos em um local organizado e faça backup periódico para facilitar auditorias e comprovações fiscais.

Dicas para garantir conformidade e evitar autuações

Manter a conformidade fiscal na emissão da NFS-e nacional exige disciplina e atenção aos detalhes. Adotar práticas simples, mas consistentes, reduz significativamente os riscos de autuação e multas.

• Revisão periódica dos dados: confira CPF/CNPJ, endereço, código NBS e valor antes de emitir cada nota;
• Atualização cadastral do tomador: verifique regularmente se as informações dos clientes estão corretas no sistema;
• Controle de prazos: programe lembretes para emissão até o dia 10 do mês seguinte e entrega de obrigações acessórias;
• Conferência de retenções: avalie a necessidade de PIS, COFINS, IRRF e ISS retidos para evitar cobranças indevidas;
• Armazenamento seguro: mantenha backups de XML e PDF em local organizado e com acesso restrito;
• Monitoramento de rejeições: acompanhe protocolos e corrija falhas de envio imediatamente;

Estabelecer uma rotina de auditoria interna e capacitar a equipe para essas práticas garante maior segurança jurídica, evita inconsistências no cruzamento de dados e mantém sua reputação fiscal intacta.

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• Gestão tributária: análise de carga fiscal e planejamento para otimizar seus resultados;
• Consultoria fiscal e de Imposto de Renda: orientação personalizada para evitar erros e penalidades;
• Departamento pessoal: apoio na gestão da folha, encargos e obrigações trabalhistas;
• Suporte na emissão de NFS-e: treinamento e esclarecimento de dúvidas sobre o portal nacional.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Sindireceita. Para ter acesso à matéria original, acesse Mudança Importante na emissão de RPA – A partir de janeiro de 2026